Политика конфиденциальности

ТОО «RemissionSOFT», БИН 250440006975, юридический адрес: Казахстан, г. Алматы, Медеуский район, ул. Садоводческое товарищество Курортное, дом 134. Директор: Иванов Роман, действует на основании Устава. Обращения по вопросам обработки персональных данных: info@smarttender.kz.

При регистрации по email собираются: БИН компании, наименование компании, фамилия, имя и отчество пользователя, адрес электронной почты, номер телефона (необязательное поле), пароль (хранится только в виде необратимого хеша в системе аутентификации).

При входе и регистрации по ЭЦП НУЦ РК из сертификата извлекаются и сохраняются: ИИН, фамилия, имя и отчество владельца сертификата, БИН организации (если присутствует в сертификате), наименование организации, адрес электронной почты из сертификата (если присутствует), серийный номер сертификата (если его возвращает сервис проверки), subject-строка сертификата и срок его действия. Закрытый ключ ЭЦП не передаётся сервису и не сохраняется: подписание выполняется локально на компьютере пользователя через NCALayer, сервис получает только результат подписи.

При работе в сервисе сохраняются: принадлежность пользователя к компании и его роль, отметки о статусе проверки ЭЦП, сохранённые поиски и их параметры, отмеченные тендеры, заметки и стадии работы по лотам, загруженные пользователем документы компании, история сообщений AI-чата по тендерам, история операций с внутренними единицами (токенами) и платежей.

Реквизиты и профиль компании. По желанию пользователя сохраняются реквизиты компании для счетов и документов (фактический и юридический адрес, ФИО и должность руководителя, основание полномочий, ИИК, БИК, наименование банка, Кбе), а также профиль поставок: описание деятельности, направления, регионы, диапазон сумм, классы товаров и услуг из истории договоров компании и отметки «подходит / не подходит» по подобранным лотам. При регистрации наименование, юридический адрес и ФИО руководителя компании могут быть подставлены из государственного реестра юридических лиц по указанному БИН.

Каналы уведомлений. Если пользователь подключает их в настройках: номер телефона для WhatsApp, идентификатор чата Telegram, выбранные события и расписание доставки, отметки об отписке.

Технические данные. При ошибках в браузере сохраняется техническая диагностика: текст ошибки, стек вызовов, адрес страницы и строка User-Agent браузера. Для защиты от злоупотреблений фиксируются обезличенные счётчики обращений с привязкой к IP-адресу. В отчёты об ошибках попадают внутренние идентификаторы пользователя и компании, но не email, не ФИО, не cookies и не содержимое запросов. По отправленным письмам и сообщениям сохраняется журнал: адрес или идентификатор получателя, шаблон, статус доставки.

Данные о закупках, заказчиках и победителях поступают из открытых государственных источников и не являются персональными данными пользователей сервиса.

• БИН, наименование компании, ФИО, email — создание учётной записи, идентификация компании, разграничение доступа сотрудников, направление сервисных уведомлений.
• Пароль (в виде хеша) — аутентификация пользователя.
• Телефон — связь с пользователем по вопросам обслуживания (при добровольном указании).
• Данные сертификата ЭЦП (ИИН, ФИО, БИН, организация) — вход в сервис по ЭЦП и подтверждение того, что пользователь связан с заявленной компанией.
• Сохранённые поиски, отметки и заметки по лотам — предоставление функций сервиса и формирование утреннего дайджеста.
• Реквизиты компании — формирование счетов на оплату и документов по поручению пользователя.
• Профиль поставок, история договоров компании и отметки по лотам — подбор подходящих тендеров.
• Номер телефона для WhatsApp и идентификатор чата Telegram — доставка уведомлений по выбранным пользователем каналам.
• История AI-операций и токенов, данные платежей — тарификация, исполнение договора, бухгалтерский учёт, разбор спорных списаний.
• Техническая диагностика ошибок и счётчики обращений — обеспечение работоспособности и защита сервиса от злоупотреблений.
• Журнал отправленных писем — подтверждение доставки уведомлений и обработка отказов от рассылки.

Обработка осуществляется на основании согласия субъекта персональных данных, выраженного при регистрации в сервисе (отметка о принятии пользовательского соглашения и согласия на обработку персональных данных), а также в целях исполнения заключённого договора (публичной оферты) и соблюдения требований законодательства Республики Казахстан.

Данные учётной записи и компании хранятся в течение всего срока использования сервиса. После удаления учётной записи или отзыва согласия данные удаляются либо обезличиваются в срок не более 30 календарных дней, за исключением сведений, которые оператор обязан хранить по требованиям законодательства (в частности, данные о платежах — в течение установленных сроков хранения бухгалтерской документации).

Техническая диагностика ошибок и служебные счётчики обращений хранятся ограниченный срок и периодически удаляются автоматически. Номер телефона WhatsApp и идентификатор чата Telegram удаляются при отключении соответствующего канала или по запросу пользователя.

• получить информацию об обработке своих персональных данных;
• получить доступ к своим данным и потребовать их исправления или дополнения;
• потребовать блокирования или удаления своих данных;
• отозвать ранее данное согласие на обработку.

Часть данных пользователь может изменить самостоятельно в разделе настроек личного кабинета.

Удаление учётной записи пользователь запускает сам — на сайте или в мобильном приложении: «Настройки → Безопасность → Удалить аккаунт». Вход закрывается сразу на всех устройствах, данные удаляются или обезличиваются в срок, указанный в разделе 5; записи о платежах сохраняются в пределах сроков, установленных законодательством. Если пользователь — единственный сотрудник компании, вместе с учётной записью удаляются компания и её данные. Если войти не удаётся, заявку на удаление можно направить письмом на адрес ниже. Порядок описан на странице «Удаление аккаунта».

Иные обращения, включая отзыв согласия, принимаются по адресу info@smarttender.kz. Отзыв согласия делает дальнейшее использование сервиса невозможным.

Сервис работает в облачной инфраструктуре, а часть операций выполняется с привлечением сторонних поставщиков услуг, серверы которых могут находиться за пределами Республики Казахстан. Регистрируясь в сервисе, пользователь даёт согласие на такую трансграничную передачу.

Категории получателей и передаваемые им данные:

• Поставщик облачной инфраструктуры и базы данных — хранение всех данных учётных записей, компаний и загруженных документов.
• Поставщик хостинга и сети доставки приложения (Cloudflare, США) — обработка сетевых запросов пользователя, включая IP-адрес.
• Поставщики моделей искусственного интеллекта (Anthropic, США; Google, США) — передаются текст тендерной документации, описание профиля поставок компании и текст запросов пользователя в AI-чат. Персональные данные в такие запросы намеренно не включаются.
• Сервис распознавания текста документов (Firecrawl, США) — передаются файлы тендерной документации из открытых источников, без персональных данных пользователей.
• Сервис проверки электронной подписи (SIGEX, Республика Казахстан) — при входе по ЭЦП передаётся подписанное сообщение с сертификатом, содержащим ИИН и ФИО владельца, для проверки подписи, цепочки сертификатов и отзыва.
• Сервис мониторинга ошибок (Sentry, Functional Software Inc., США) — техническая диагностика ошибок с внутренними идентификаторами пользователя и компании, без email, ФИО, cookies и содержимого запросов.
• Мессенджеры (Telegram; WhatsApp — Meta Platforms, США) — при подключении канала пользователем передаются идентификатор чата или номер телефона и текст уведомления.
• Платёжный провайдер (Stripe) — email пользователя и данные, необходимые для проведения платежа. Данные банковской карты вводятся на стороне платёжного провайдера и в сервис не попадают.
• Провайдер отправки электронной почты — адрес получателя и содержимое сервисного письма.
• Сервис сбора данных с торговой площадки Самрук-Қазына (Apify) — передаются только параметры сбора данных о закупках, без персональных данных пользователей.
• Открытые государственные источники (goszakup.gov.kz, data.egov.kz) — запросы по БИН компании пользователя (заполнение реквизитов, история договоров для профиля поставок), заказчиков и контрагентов для проверок и скоринга.
• Справочный сервис поиска организаций (2GIS) — поисковые запросы по категориям и городам для подбора поставщиков.

Персональные данные пользователей не продаются и не передаются третьим лицам в целях, не связанных с работой сервиса.

• передача данных между браузером и сервисом только по защищённому протоколу HTTPS;
• разграничение доступа на уровне базы данных: политики безопасности строк ограничивают доступ данными только той компании, к которой относится пользователь;
• пароли хранятся в виде необратимых хешей, доступ к административным функциям ограничен отдельной ролью;
• внутренние ключи доступа к внешним сервисам хранятся в защищённом хранилище секретов и не попадают в браузер.

Сервис использует только технически необходимые механизмы браузерного хранения: cookie и локальное хранилище для поддержания сессии авторизации, сохранения выбранной темы интерфейса и промежуточных данных формы регистрации по ЭЦП.

Системы веб-аналитики и рекламного отслеживания (Google Analytics, Яндекс.Метрика, пиксели социальных сетей и аналогичные) на сайте не подключены. Поведение пользователей в маркетинговых целях не отслеживается. Шрифты интерфейса загружаются со сервиса Google Fonts.

Оператор вправе изменять настоящую политику. Актуальная редакция всегда публикуется на этой странице; дата редакции указана в начале документа. Условия предоставления доступа к сервису описаны в публичной оферте.